Managed Print Services: vers une gestion optimale du parc d’imprimantes

Harel Mallac Bureautique a reçu il y a peu la certification Xerox Managed Print Services. Une accréditation qui témoigne d’un renforcement du potentiel d’intervention de ses équipes auprès des entreprises.

La journée portes ouvertes qui s’est tenue au Hennessy Park Hotel à Ébène récemment à l’initiative d’Harel Mallac Bureautique (HMB) a été l’occasion pour l’entreprise de présenter son dernier bouquet de services : le Managed Print Services (MPS). Celui-ci a pour objectif d’externaliser la gestion du parc d’imprimantes et d’autres utilitaires bureautiques des compagnies, cela en vue d’optimiser l’utilisation des appareils et ainsi réduire les coûts (directs et indirects) y afférents de même que leur impact environnemental.

Afin d’être en mesure d’offrir cet ensemble de services aux compagnies locales, une quarantaine d’employés d’HMB ont suivi une formation intensive de trois semaines. Celle-ci était dispensée par Bytes Document Solutions (BDS), le plus important distributeur international de Xerox à qui il revient d’attribuer la certification Xerox Managed Print Services. Du côté d’HMB, les démarches en vue d’obtenir cette certification ont commencé il y a deux ans. «La notoriété du service Xerox MPS provient notamment de la rigueur de son processus d’accréditation continu et exhaustif», fait ressortir Olivier Merven, manager régional de BDS. La formation qu’ont reçue les équipes commerciale, technique et d’assistance d’HMB visait à renforcer leurs compétences tout en les initiant aux normes de qualité et de performance de Xerox International.

La mise en œuvre du MPS suit plusieurs étapes. Tout d’abord, l’équipe commerciale effectue une visite technique au sein de l’entreprise, où elle répertorie le nombre, le type et la disposition des appareils constituant le parc d’imprimantes, indépendamment de leurs marques. «Les estimations des dépenses surprennent toujours en général», indique Dany Blackburn, manager d’HMB. Un logiciel est ensuite déployé sur le serveur interne de l’entreprise ou son Cloud afin de compiler des données statistiques sur le parc d’appareils. Ces données sont traitées par l’équipe d’Harel Mallac MPS à l’aide d’autres logiciels en vue de dégager les habitudes d’utilisation (consommation de papier, type de travail imprimé, nombre d’exemplaires, pics horaires...)

Au bout d’un à trois mois d’observation, les données récoltées permettent d’améliorer sensiblement la gestion du parc d’imprimantes. «Bien souvent, les machines sont sous-utilisées ou mal agencées et plus souvent encore, des feuilles de papier imprimées restent sur les machines sans que personne ne les réclame. Après avoir testé le MPS en interne, nous avons nous-mêmes constaté qu’une centaine de feuilles imprimées dormaient sur les appareils chaque jour», observe Dany Blackburn. Gaspillage, manque à gagner, équipement inapproprié ou superflu sont autant de problématiques auxquelles s’adresse le MPS. Quant aux exercices d’optimisation, ils amènent certaines compagnies à centraliser leurs équipements.

Outre l’intervention initiale au siège d’une compagnie, le parc d’imprimantes de cette dernière bénéficie d’un suivi en temps réel assuré par le Helpdesk MPS d’HMB grâce à un système d’alerte : de l’épuisement de l’encre ou du papier aux problèmes techniques mineurs, une assistance à distance est promptement apportée avec la collaboration du responsable sur place. En cas de panne majeure, l’équipe de techniciens d’HMB est aussitôt sollicitée pour une intervention. Notons aussi que Xerox forme en continu les équipes MPS pour les tenir au courant des mises à jour de logiciels, entre autres.

Par ailleurs, le MPS d’HMB propose un système de «virtual print environment», reliant tablettes ou smartphones à une imprimante spécifique pour l’impression de documents d’où que l’on soit. «Les machines de nouvelle génération sont de plus en plus sécuritaires, allant parfois jusqu’à nécessiter un code pour valider les impressions», explique Dany Blackburn.

Enfin, chaque contrat relatif au MPS est taillé sur mesure selon les besoins et le budget des entreprises, quelle que soit leur taille, avec un engagement minimum allant de trois à cinq ans. «Nos clients nous perçoivent davantage comme des consultants qui améliorent leur business en reprenant la gestion fastidieuse de leurs équipements de bureautique. Cela leur permet de se concentrer sur leur activité principale», conclut Dany Blackburn.