u003cpu003eu003cstrongu003eHarel Mallac Bureautique a reçu il y a peu la certification Xerox Managed Print Services. Une accréditation qui témoigne du0026rsquo;un renforcement du potentiel du0026rsquo;intervention de ses équipes auprès des entreprises.u003c/strongu003eu003c/pu003eu003cpu003eLa journée portes ouvertes qui su0026rsquo;est tenue au Hennessy Park Hotel à Ébène récemment à lu0026rsquo;initiative du0026rsquo;Harel Mallac Bureautique (HMB) a été lu0026rsquo;occasion pour lu0026rsquo;entreprise de présenter son dernier bouquet de services : le Managed Print Services (MPS). Celui-ci a pour objectif du0026rsquo;externaliser la gestion du parc du0026rsquo;imprimantes et du0026rsquo;autres utilitaires bureautiques des compagnies, cela en vue du0026rsquo;optimiser lu0026rsquo;utilisation des appareils et ainsi réduire les coûts (directs et indirects) y afférents de même que leur impact environnemental.u003c/pu003eu003cpu003eAfin du0026rsquo;être en mesure du0026rsquo;offrir cet ensemble de services aux compagnies locales, une quarantaine du0026rsquo;employés du0026rsquo;HMB ont suivi une formation intensive de trois semaines. Celle-ci était dispensée par Bytes Document Solutions (BDS), le plus important distributeur international de Xerox à qui il revient du0026rsquo;attribuer la certification Xerox Managed Print Services. Du côté du0026rsquo;HMB, les démarches en vue du0026rsquo;obtenir cette certification ont commencé il y a deux ans. u0026laquo;u003cemu003eLa notoriété du service Xerox MPS provient notamment de la rigueur de son processus du0026rsquo;accréditation continu et exhaustifu003c/emu003eu0026raquo;, fait ressortir Olivier Merven, manager régional de BDS. La formation quu0026rsquo;ont reçue les équipes commerciale, technique et du0026rsquo;assistance du0026rsquo;HMB visait à renforcer leurs compétences tout en les initiant aux normes de qualité et de performance de Xerox International.u003c/pu003eu003cpu003eLa mise en œuvre du MPS suit plusieurs étapes. Tout du0026rsquo;abord, lu0026rsquo;équipe commerciale effectue une visite technique au sein de lu0026rsquo;entreprise, où elle répertorie le nombre, le type et la disposition des appareils constituant le parc du0026rsquo;imprimantes, indépendamment de leurs marques. u0026laquo;u003cemu003eLes estimations des dépenses surprennent toujours en généralu003c/emu003eu0026raquo;, indique Dany Blackburn, manager du0026rsquo;HMB. Un logiciel est ensuite déployé sur le serveur interne de lu0026rsquo;entreprise ou son Cloud afin de compiler des données statistiques sur le parc du0026rsquo;appareils. Ces données sont traitées par lu0026rsquo;équipe du0026rsquo;Harel Mallac MPS à lu0026rsquo;aide du0026rsquo;autres logiciels en vue de dégager les habitudes du0026rsquo;utilisation (consommation de papier, type de travail imprimé, nombre du0026rsquo;exemplaires, pics horaires…)u003c/pu003eu003cpu003eAu bout du0026rsquo;un à trois mois du0026rsquo;observation, les données récoltées permettent du0026rsquo;améliorer sensiblement la gestion du parc du0026rsquo;imprimantes. u0026laquo;u003cemu003eBien souvent, les machines sont sous-utilisées ou mal agencées et plus souvent encore, des feuilles de papier imprimées restent sur les machines sans que personne ne les réclame. Après avoir testé le MPS en interne, nous avons nous-mêmes constaté quu0026rsquo;une centaine de feuilles imprimées dormaient sur les appareils chaque jouru003c/emu003eu0026raquo;, observe Dany Blackburn. Gaspillage, manque à gagner, équipement inapproprié ou superflu sont autant de problématiques auxquelles su0026rsquo;adresse le MPS. Quant aux exercices du0026rsquo;optimisation, ils amènent certaines compagnies à centraliser leurs équipements.u003c/pu003eu003cpu003eOutre lu0026rsquo;intervention initiale au siège du0026rsquo;une compagnie, le parc du0026rsquo;imprimantes de cette dernière bénéficie du0026rsquo;un suivi en temps réel assuré par le Helpdesk MPS du0026rsquo;HMB grâce à un système du0026rsquo;alerte : de lu0026rsquo;épuisement de lu0026rsquo;encre ou du papier aux problèmes techniques mineurs, une assistance à distance est promptement apportée avec la collaboration du responsable sur place. En cas de panne majeure, lu0026rsquo;équipe de techniciens du0026rsquo;HMB est aussitôt sollicitée pour une intervention. Notons aussi que Xerox forme en continu les équipes MPS pour les tenir au courant des mises à jour de logiciels, entre autres.u003c/pu003eu003cpu003ePar ailleurs, le MPS du0026rsquo;HMB propose un système de u0026laquo;virtual print environmentu0026raquo;, reliant tablettes ou smartphones à une imprimante spécifique pour lu0026rsquo;impression de documents du0026rsquo;où que lu0026rsquo;on soit. u0026laquo;u003cemu003eLes machines de nouvelle génération sont de plus en plus sécuritaires, allant parfois jusquu0026rsquo;à nécessiter un code pour valider les impressionsu003c/emu003eu0026raquo;, explique Dany Blackburn.u003c/pu003eu003cpu003eEnfin, chaque contrat relatif au MPS est taillé sur mesure selon les besoins et le budget des entreprises, quelle que soit leur taille, avec un engagement minimum allant de trois à cinq ans. u0026laquo;u003cemu003eNos clients nous perçoivent davantage comme des consultants qui améliorent leur business en reprenant la gestion fastidieuse de leurs équipements de bureautique. Cela leur permet de se concentrer sur leur activité principaleu003c/emu003eu0026raquo;, conclut Dany Blackburn.u003c/pu003e
Managed Print Services: vers une gestion optimale du parc d’imprimantes
