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Pro Meeting : un pas en avant vers la gouvernance numérique

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Pro Meeting : un pas en avant vers la gouvernance numérique | business-magazine.mu

Application collaborative, Pro Meeting permet aux dirigeants d’entreprise de mieux planifier et gérer leurs réunions.

C’est lors des réunions de comité de direction que les grandes décisions qui détermineront l’avenir d’une entreprise sont prises. Grâce à l’apport de l’outil informatique, il est désormais possible de professionnaliser davantage l’organisation des réunions. C’est pour répondre à ce type de besoin qu’Agileum a mis sur le marché en février dernier le logiciel Pro Meeting, qui met à la disposition des administrateurs et dirigeants d’entreprise une plateforme pour gérer numériquement leurs réunions, tout en favorisant des échanges post-réunions de manière optimale.

Accessible en version Web et mobile, Pro Meeting a été conçu pour transformer la façon dont se déroulent les réunions. Les procédures comme le recours aux votes lors des grandes décisions sont complètement informatisées et sécurisées. En outre, le logiciel permet l’échange de documents et la synchronisation de données. Les utilisateurs peuvent accéder au logiciel n’importe où, que ce soit en mode connecté ou déconnecté. Ce qui évite l’inconvénient de devoir renvoyer une réunion en raison de l’absence ou du retard des membres importants.

Au sein d’Agileum, on espère que Pro Meeting aidera à améliorer la gouvernance dans les entreprises et que les dirigeants se rendront compte de son efficacité. Dans un monde qui connaît la quatrième révolution industrielle, avoir une direction capable de prendre des décisions informées et rapides grâce à un logiciel performant ne peut qu’être bénéfique.

Gagner en efficacité

Pro Meeting est né d’une étude menée par Agileum pour comprendre comment les clients percevaient l’eBoard Solution, une ancienne version de ce logiciel. «Compte tenu de la satisfaction de nos clients, nous avons décidé de ne plus limiter nos applications à la gestion des comités de direction, mais de les ouvrir à tous types de besoins. D’où l’idée aussi de changer de nom», explique Natacha Palmyre, chef de projet.

Pro Meeting est équipé d’un tableau de bord donnant un accès direct à l’agenda des réunions et d’un système qui permet de consulter les points à l’ordre du jour, ainsi que des documents pertinents. Il est également possible de faire une réservation automatique sur le calendrier. «Mais le plus important, c’est qu’on a utilisé les feed-back de nos clients pour revoir la navigation à l’intérieur du système afin d’améliorer l’expérience des utilisateurs», fait ressortir Natacha Palmyre. 

À Agileum, l’on a observé que les entreprises sont conscientes de la nécessité de gagner du temps et en efficacité. C’est la raison pour laquelle il y a une réelle demande pour des systèmes informatiques pouvant aider les membres des comités d’entreprise dans leur mission. La communication des documents en amont, la multitude des tâches, la nécessité de protéger la confidentialité des documents et leur stockage exigent l’utilisation d’un système efficace, fait ressortir Natacha Palmyre.

Actuellement, Agileum commercialise Pro Meeting à Maurice, mais aussi en Afrique et en Europe. Parmi ses clients locaux, elle compte ENL, Omnicane et le Mauritius Institute of Directors.