Bureautique: une évolution hautement technologique

Maillon important du bon fonctionnement de l’espace professionnel, le secteur de la bureautique passe aujourd’hui par une véritable innovation technologique. Celle-ci est de plus écologique afin de répondre à l’évolution de la demande qui demeure bel et bien constante.

L’univers de la bureautique comprend l’ensemble des moyens et méthodes eu égard aux activités de bureau permettant de traiter informatiquement des informations écrites, visuelles ou sonores, dans le but de faciliter et d’automatiser l’organisation d’une entreprise. La bureautique est au cœur de l’entreprise, car la plus grande partie des opérations se fait aujourd’hui à travers des équipements multifonctionnels ; ceux-ci facilitent le travail en aidant à prendre en charge des tâches comme la photocopie, la numérisation, l’impression, entre autres.

Dany Blackburn, Assistant Manager d’Harel Mallac Bureautique, le représentant exclusif de la marque Xerox à Maurice, indique que le marché a évolué d’un modèle où une compagnie possédait il y a quelques années encore une multitude d’équipements (imprimante de bureau, photocopieuse, télécopieur, scanneur) pour faciliter le travail au bureau à un modèle où l’on privilégie un seul équipement centralisé qui est appelé à gérer le flot de documents de la société.

Tendance à la location

Le modèle d’acquisition a aussi évolué avec de plus en plus de compagnies préférant se tourner vers la location d’équipements ou de solutions plutôt que d’en envisager l’achat. Le client aspire aujourd’hui à un service de qualité, cherche une solution appropriée pour ses besoins spécifiques et ne se contente plus d’un produit off the shelf.

De ce fait, les services professionnels d’Harel Mallac Bureautique comprennent l’analyse des besoins des clients ainsi que l’identification de systèmes pour pouvoir leur proposer des solutions à valeur ajoutée. « Nous offrons une gamme complète de solutions de gestion d’impression et avons des offres de soutien pour les environnements de bureau, de production et d’impression virtuelle. Nous aidons les entreprises de toutes tailles à optimiser et à prendre le contrôle de leurs environnements d’impression. Que ce soit une petite ou une moyenne entreprise, notre portefeuille de solutions de gestion d’impression peut être adaptée à ses besoins spécifiques – en aidant à réduire les coûts, améliorer la productivité des employés, sécuriser les données et documents et atteindre les objectifs de durabilité de l’environnement », résume Dany Blackburn.

Par ailleurs, la compagnie aide aussi à protéger les précieuses informations des entreprises. De même, elle soutient les exigences de conformité réglementaires et améliore la disponibilité des appareils grâce à la résolution proactive des problèmes tout en accroissant l’efficacité et la productivité des employés. « Nos solutions permettent aux employés d’imprimer là où ils se trouvent de manière transparente, au bureau ou sur des lieux de travail mobiles et virtuels. Cette caractéristique permet également de réduire le coût total de possession d’un environnement d’impression géré, avec des économies garanties sur la durée du contrat », fait remarquer Dany Blackburn, Assistant Manager d’Harel Mallac Bureautique.

Au niveau du groupe Redline, le distributeur exclusif des équipements des marques Sharp, Toshiba et AEG, on fait ressortir que le marché a évolué de l’imprimante classique qui ne servait qu’à cela à des équipements multiusages, principalement dans un souci de diminuer les dépenses encourues par les entreprises. Elles sont maintenant à la recherche d’équipements all-in-one qui offrent plus d’options.

« Les entreprises sont de plus en plus soucieuses de leur impact sur l’environnement. La tendance est donc d’aller vers des équipements qui consomment moins d’énergie et de papier. Elles favorisent plutôt les équipements plus écologiques, comme les ‘eco-multifunctional printers’, ainsi que la culture ‘go-green’, qui décourage l’impression des documents »,constate la direction de Redline.

Dans cette même optique, la compagnie propose des solutions aux entreprises visant à améliorer leur productivité à travers des équipements multi-options. Au lieu de se servir de différents appareils pour imprimer, scanner et faxer, l’entreprise peut investir dans un équipement all-in-one qui incorpore toutes ces fonctions tout en occupant moins de place dans le bureau. Il existe des solutions permettant aux compagnies de ne jamais perdre un fax ou de limiter le nombre d’impressions par utilisateur, ce qui peut grandement contribuer à réduire les dépenses de l’entreprise.

Meilleure gestion et baisse des coûts

Pour Dany Blackburn, l’avenir s’annonce prometteur pour le secteur de la bureautique avec l’apport de nouvelles technologies telles que des solutions de gestion de documents avec prise en charge du parc d’impression du client, des solutions d’optimisation permettant une meilleure gestion outre une baisse des coûts associés. Il ajoute que des équipements intelligents permettant aujourd’hui aux entreprises de bénéficier de fonctionnalités telles que l’impression sécurisée ou la numérisation de documents.

L’avenir, c’est aussi évoluer avec l’évolution de la demande des entreprises. La direction de Redline remarque que plusieurs clients préfèrent louer des équipements assortis d’un all-inclusive package au lieu de les acheter, évitant ainsi les soucis liés à la maintenance.

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