Quand espace de travail rime avec productivité

Autrefois essentiellement fonctionnel, l’espace de travail a évolué. Aujourd’hui, l’esthétique et l’ergonomie sont deux facteurs cruciaux que prennent en considération les entreprises.

Quelques années de cela, l’espace de travail n’était qu’un moyen pour caser l’employé. Aujourd’hui, le choix de ce même espace est devenu un sujet de première importance dans la mesure où les entreprises sont maintenant conscientes que le rendement et la productivité de l’employé sont aussi tributaires d’un espace de travail correct. Plus il se sentira bien et en harmonie avec son espace de bureau, plus il sera efficace.

Roger  De Comarmond, Managing Director d’Espace et Vie, souligne que ces dernières années, le mobilier a intégré des caractéristiques ergonomiques telles que la hauteur variable pour les bureaux, plus d’accessibilité au Cable management, des supports d’écrans, mais ce sont certainement les chaises de travail qui ont connu les développements les plus notables en matière d’ergonomie, avec une approche recentrée sur les études morphologiques et des contraintes liées à la posture assise. «Sur le marché du mobilier de bureau, les bureaux étrangement représentent actuellement la valeur la plus importante mais je prévois que les sièges de travail ergonomiques les remplaceront dans un avenir proche», soutient-il.

Les opérateurs remarquent que de plus en plus d’entreprises font appel à des sociétés spécialisées pour les conseiller dans le choix de leur mobilier. Et cette démarche se fait de plus en plus souvent en interaction avec le personnel de l’entreprise. Engager le personnel, écouter ses suggestions et comprendre ses attentes dans la planification de l’aménagement de son futur espace de travail constituent un atout majeur pour l’entreprise. Le principe de ces nouveaux aménagements des lieux de travail est basé sur l’idée de communication, qui associe ouverture de l’espace et productivité. Les managers et chefs d’équipe ne sont plus forcément isolés dans des bureaux à part, mais peuvent aussi désormais être installés parmi leurs collaborateurs.

«Avec l’avènement de l’open space, les solutions d’aménagement sont devenues plus flexibles pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs avec des bureaux modulables, des rangements adaptés, différents types d’accessoires, etc. Les écrans de séparation colorés, les plateaux de couleur blanche et les matériaux écologiques sont les tendances», souligne Roger De Comarmond.

Roger De Comarmond ajoute que l’open space en tant que solution stricte pour économiser de l’espace n’a plus le vent en poupe. Trop impersonnel et pas assez flexible, celui-ci ne répond plus aux besoins spécifiques des utilisateurs. Le concept évolue donc afin de lui donner des fonctions de partage d’idées, de réflexion. Les espaces de travail proposent des postes de travail variables à la fois disponibles pour les sessions de travail en groupe ou de manière isolée ; les aménagements intègrent des zones adaptées aux échanges informels, aux réunions prolongées. «Concernant le co-working, cette solution reste très pratique pour les indépendants et startups. Elle poursuit sa progression en apportant une réponse adaptée en termes de mise en commun des ressources, notamment informatiques, mais permet aussi d’éviter un endettement lorsque l’entreprise débute son activité.»

Flexibilité des espaces et des personnes

Ainsi, selon les professionnels de la décoration, l’espace de travail n’est plus figé ni dicté. Maintenant, décontraction et professionnalisme coexistent parfaitement. Et tout cela dans une ambiance cosy où le mot d’ordre est la flexibilité des espaces et des personnes ainsi que la dimension esthétique :couleurs, lumières, espaces et matériaux. Les espaces bureau accordent également une importance majeure au bien-être de l’être humain et comprennent des espaces / zones pour chaque fonction. Le coin pause-café, déjeuner comme espace de décontraction et les bureaux, salles de réunions / conférences comme espaces plus sérieux. Que ce soit pour une petite ou grande entreprise, l’aménagement d’une salle de pause ou d’une cafétéria est un élément important pour la qualité de vie au bureau.

Pour Michael Lennon, directeur administratif de Meubles X-Pert Ltée, l’aménagement d’un espace bureau se fait minutieusement, en étudiant tous les éléments qui composent l’environnement de travail.

«L’objectif premier est de répondre aux besoins des différentes parties évoluant au sein de l’entreprise en améliorant leurs conditions de travail, ce qui aura pour résultat la réussite des activités de l’entreprise», fait ressortir Michael Lennon.

«Tout comme les modes de travail, L’espace bureau évolue. Un nouveau concept transforme le traditionnel open space en véritable espace de vie : le Living Office. Propre à chaque entreprise, ce concept devient une véritable plateforme permettant d’accroître la productivité et l’efficacité en intégrant l’expérience humaine et en valorisant l’interaction. Chaque Living Office est unique et reflète la culture de l’entreprise ainsi que sa stratégie tout en mettant au centre des préoccupations les individus et leurs activités dans le but de permettre une connexion facilitée, l’échange et la créativité», fait ressortir Roger De Comarmond.

L’ergonomie au bureau est un facteur clé à ne pas négliger. En effet, il faut savoir que les maux de dos, de bras, de jambes, de hanches ou de nuques ont responsables de beaucoup d’absences professionnelles. L’Occupational Health and Safety Act vient établir le cadre pour protéger l’employé contre les risques de santé et de sécurité dans son environnement de travail. L’idée de l’Occupational Health and Safety vise surtout le bien-être, l’épanouissement de l’employé et de l’entreprise. L’ergonomie représente ainsi un intérêt économique. Des postes de travail et un travail adaptés à l’homme ont, en effet, une influence positive sur la motivation et le rendement des collaborateurs. Si l’ergonomie est correctement appliquée, elle contribue de manière significative à l’amélioration de la productivité.

Sécurité et santé de l’employé

La posture est l’aspect le plus important à considérer lors de la conception d’un poste de travail. Les fauteuils, la surface de travail, les accessoires, le moniteur et les périphériques d’entrée peuvent aider ou nuire au maintien d’une bonne posture, mais ils ne peuvent en soi être à l’origine d’une bonne posture. Le simple fait d’avoir un fauteuil ergonomique ne garantit pas une bonne posture ; ce dernier ne fait que faciliter l’adoption d’une posture neutre. Il appartient à la personne d’apprendre à adopter une bonne posture et à la maintenir. À titre d’exemple, tout comme le fauteuil, la surface de travail devrait être adaptée à la taille de l’employé. Une fois le fauteuil réglé, c’est là que devrait se déterminer à quelle hauteur situer la surface de travail.

Selon Michael Lennon, lors du choix de la table de travail, du siège ou de l’armoire de rangement, il faut toujours avoir un œil sur la sécurité et la santé de l’employé.

Ainsi, pas d’angle vif sur la table de travail, stabilité du bureau quand on s’assoit sur le bord de la table, stabilité du siège quand on s’assoit à l’avant ou encore en basculant en arrière ou encore stabilité de l’armoire à l’ouverture de tous les tiroirs chargés de dossiers.

«Il faut donc, lors du choix du matériel, que le fournisseur s’assure que les dimensions sont respectées, que les réglages du sièges ont adaptés : mécanisme synchrone de l’assise du dossier, volume optimal pour l’emplacement des jambes sous le plan de travail ainsi que le bureau ajustable en hauteur pour rejoindre les besoins des utilisateurs de toute taille. Ainsi, comme l’employé passe beaucoup de temps au bureau, il est important que son poste de travail soit adapté à ses besoins car divers problèmes de santé peuvent surgir, notamment mal de dos, mal au cou. Ces problèmes peuvent engendrer des arrêts de travail répétitifs qui ne sont bons ni pour l’employeur ni pour l’employé», fait remarquer Michael Lennon.

Lorsque l’ergonomie est prise en considération dès la phase de planification et d’installation des postes de travail, les surcoûts sont en général inexistants ou très faibles. En revanche, lorsqu’il est nécessaire d’améliorer ultérieurement les équipements et les postes de travail sur le plan ergonomique, il faut souvent s’attendre à des coûts et à des pertes de productivité temporaires.

«Je dois préciser que les entreprises mauriciennes étaient déjà nombreuses à considérer qu’un espace de travail valorisant était un critère important dans la motivation de l’employé. Cependant, le critère ergonomique, bien que déjà intégré par certaines petites structures, restait jusqu’à présent peu pris en considération par de plus grosses structures, vraisemblablement pour une question de budget. Néanmoins, il semble que nous assistons à un début de cette prise en considération dans des groupes de taille importante en termes d’effectif et il est probable que les équipements de bureau ergonomiques deviennent une règle d’ici à cinq ans», laisse entendre Roger De Comarmond.