Environnement professionnel : Un aménagement réfléchi de l’espace de travail

L’aménagement du bureau influence le bien-être et la performance des employés. tenir compte de leurs besoins en créant un environnement propice à la réussite professionnelle et personnelle favorise la satisfaction et la productivité.

DEPUIS l’avènement de la pandémie de la Covid-19, le bureau a évolué pour devenir non seulement un espace professionnel, mais également le lieu central de la sociabilisation des employés et de leur engagement. Ainsi, le confort et l’agencement des bureaux sont devenus des éléments primordiaux.

Johan Pilot, le CEO d’ENL Property, ne dira pas le contraire. Il est d’avis que l’aménagement et l’équipement des bureaux ont pris une importance cruciale dans la gestion d’entreprise, notamment après la pandémie. Ces aspects, dit-il, jouent un rôle significatif dans plusieurs domaines liés à la performance des employés et à la culture organisationnelle. «Chez Oficea, nous reconnaissons l’importance croissante de l’aménagement des bureaux dans le contexte actuel. En plus de fournir des bureaux à louer, nous offrons à nos locataires un service d’accompagnement pour la création d’espaces de travail fonctionnels. Notre équipe assure une gestion intégrale et simplifiée de tout le processus d’aménagement de bureau, garantissant ainsi une expérience fluide pour nos clients», fait-il valoir.

Il poursuit qu’un aménagement réfléchi de l’espace de travail favorise la productivité et le bien-être des employés. Cela inclut des équipements fonctionnels, une bonne organisation spatiale, le confort, ainsi que la conception réfléchie d’un espace ouvert, notamment si les employés travaillent dans un tel environnement, comme c’est le cas chez ENL Property. «À ENL House, nous collaborons tous ensemble dans un “open space”, comprenant des postes de travail, des salles de réunion et même des espaces “quiet” pour ceux qui préfèrent travailler en toute tranquillité sans être dérangés».

D’ailleurs, par le biais de leur filiale Oficea, ils sont également très proches des dernières tendances des demandes d’espace de bureaux. «Nous constatons la demande croissante des entreprises pour être accompagnées dans le « fitting-out » de leurs espaces. De même, la demande pour les services et les salles de réunion est en hausse. S’agissant du mobilier, cela dépend des entreprises et de leurs secteurs d’activité. À Oficea, nous allons même plus loin avec la notion de Workspitality, une tendance émergente alliant travail et hospitalité, qui gagne en popularité ces dernières années dans le monde du travail. Les services vont de la conciergerie à l’aménagement de zones de détente, en passant par une offre fitness et une gamme d’espaces communs tels que des lounges, entre autres».

Selon Sathya Pillay Samoo, psychologue organisationnel et directrice de Gestalt Training & Consultancy, il y a un lien direct entre l’agencement de l’espace de travail et la productivité des employés. Un espace de travail réfléchi aide les employeurs à améliorer l’engagement, la productivité et la satisfaction au travail des employés. «Une organisation dépend de l’efficacité de ses employés. Par conséquent, en veillant à ce que l’environnement dans lequel les employés travaillent soit propice, l’employeur peut constater une augmentation de la productivité de l’entreprise.»

Toutefois, c’est également un défi dans le sens où l’employeur doit être conscient des besoins et du style de travail préféré de ses employés. «Selon une enquête menée en 2019 par Clutch, 52 % des employés préfèrent les bureaux individuels, tandis que 28 % optent pour les espaces ouverts. Si l’employeur prend connaissance de ces pourcentages parmi ses employés, il sera plus attentif à la conception d’un espace de travail bénéfique pour tous. Dans ce cas, un agencement qui répond à la fois aux espaces ouverts et aux bureaux individuels permettra à tous les employés de s’épanouir et de performer au mieux», avance-t-elle.

IMPACT SUR LA MOTIVATION, L’EFFICACITÉ ET LE COMPORTEMENT DES EMPLOYÉS

De même, un aménagement réfléchi favorise à la fois la cohésion d’équipe tout en valorisant la vie privée des salariés. «De nos jours, notre espace de travail sert également d’expression tangible de notre culture organisationnelle, de nos valeurs et de notre engagement envers l’excellence. En investissant dans des agencements réfléchis de l’espace de travail, nous exprimons également notre dévouement au bien-être, à la productivité et à la satisfaction des employés. Ce n’est ainsi pas seulement un défi managérial de concevoir un espace de travail qui inspire, dynamise et autonomise les employés, c’est aussi une opportunité de transformation pour promouvoir le succès organisationnel et de cultiver une culture d’excellence», poursuit-elle

D’ailleurs, elle insiste qu’une fois que nous comprenons que l’environnement physique a un grand impact sur la motivation, l’efficacité et le comportement des employés, nous allons vouloir créer un espace de travail qui inspire la créativité, favorise la collaboration et améliore le bien-être des employés. «Par exemple, le concept d’autonomie suggère qu’en donnant aux employés le contrôle de leur espace de travail, on favorise leur motivation intrinsèque et leur engagement car cela cultive un sentiment de propriété et d’autonomie. La théorie de la restauration de l’attention est un autre principe qui intègre des éléments de la nature dans l’espace de travail. Ceux-ci peuvent se présenter sous forme de plantes, de lumière naturelle et de vue sur la verdure. En conséquence, ils favorisent les fonctions cognitives et le bien-être psychologique, et les employés sont plus détendus, concentrés et mentalement rafraîchis», élabore-t-elle.

Il est, par ailleurs, également important d’intégrer des conceptions sensorielles. Cela implique d’aménager des environnements qui stimulent les sens, tels que la vue, l’ouïe, le toucher et l’odorat. «Un environnement avec un éclairage doux, une musique apaisante, des textures confortables et des arômes agréables créera un espace de travail plus stimulant et accueillant, et favorisera le bien-être et la productivité.» Mais surtout, Sathya Pillay Samoo estime qu’il est très important pour les employeurs d’écouter les besoins du personnel, car ce sont les employés qui passent toute la journée dans l’espace de travail, et sont les meilleurs à savoir comment l’endroit devrait être aménagé et ce dont ils ont besoin.

Johan Pilot abonde également dans le même sens. L’évolution de la demande en matière d’aménagement de bureaux dépend de plusieurs facteurs, parmi lesquels figurent les tendances économiques, les avancées technologiques et les changements dans les modes de travail. «Nous remarquons une demande croissante pour des espaces de travail flexibles. Et dans ce contexte, chez ENL Property, nous nous efforçons de concevoir des environnements qui répondent de manière adaptable aux besoins variés de nos équipes», dit-il.

Cette flexibilité prend aussi en compte les différents modes de travail, qu’il s’agisse de collaboration en équipe, de travail individuel ou encore de télétravail. «Chez ENL Property, chaque employé qui n’a pas de besoin opérationnel sur le terrain, peut avoir un jour par semaine pour travailler de chez lui, et en cas de contraintes, il peut travailler plus d’un jour avec l’approbation de son responsable s’il n’a pas besoin d’être présent physiquement sur le lieu de travail», ajoute-t-il. De même, afin d’éviter les tracas du commuting ou pour permettre la pratique sportive, la société pratique également des horaires flexibles qui permettent d’arriver et de quitter le bureau en horaire décalé.

AMÉNAGEMENT COWORKING ET TÉLÉTRAVAIL UNE RESPONSABILITÉ PARTAGÉE ENTRE L’EMPLOYEUR ET L’EMPLOYÉ

La pandémie de covid-19 a accéléré l’adoption du télétravail et mis en relief les avantages du coworking, avec la disponibilité de bureaux entièrement équipés situés non loin du domicile.

EN ce qu’il s’agit du coworking et du travail à domicile, Johan Pilot souligne que la popularité du coworking perdure, indiquant une demande continue pour des environnements professionnels flexibles et propices à la collaboration. Ainsi, pour optimiser ces espaces, à leur niveau et par le biais de Workshop17, ils proposent des infrastructures partagées, incluant une connexion Internet fiable, des salles de réunion bien équipées et des espaces de détente. Simultanément, la société estime que la création d’une communauté professionnelle dynamique stimule les synergies, favorise la créativité et l’innovation. D’autant plus que les événements, les ateliers, entre autres opportunités de réseautage organisées au sein du coworking, renforcent cette collaboration active.

«Workshop17, fruit d’un partenariat entre ENL Property et Workshop17 South Africa, a su répondre de manière dynamique à la demande croissante de bureaux flexibles entièrement équipés à Maurice, avec des espaces situés à Moka, Grand Baie et Savannah. Workshop17 s’adapte aussi continuellement aux besoins changeants des professionnels en offrant des options variées, telles que des bureaux privés, et sièges flexibles, des salles de réunion, permettant aux utilisateurs de choisir l’environnement qui leur correspond le mieux», ajoute Johan Pilot

Puis en ce qui concerne le travail à domicile, il est d’avis que la création d’un environnement convenable pour garantir la productivité dans ce cas est tant cruciale dans la culture mauricienne. Selon le CEO, la responsabilité de cette création est partagée entre l’employé, qui doit aménager son espace de travail et gérer son temps, et l’employeur, qui doit fournir les équipements nécessaires, offrir un soutien logistique et sensibiliser les employés aux meilleures pratiques du travail à distance.

«Chez ENL Property, nous offrons des conseils, des ressources et un soutien technique pour faciliter cette transition. Cependant, une fois ces ressources mises à disposition, il revient à l’employé de prendre les mesures nécessaires pour créer un espace de travail adapté à son domicile». Il s’agit donc d’une coopération mutuelle visant à assurer un environnement de travail à distance à la fois efficace et confortable, favorisant ainsi la réussite des tâches professionnelles. La meilleure approche consiste à trouver ensemble des solutions qui conviennent aux deux parties.

Pour Sathya Pillay Samoo, en effet, c’est très important lorsque l’on travaille à domicile. L’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, également appelé harmonie de vie, a été complètement perturbé par le travail à domicile ces dernières années. «Nous avons développé l’habitude de regarder nos téléphones dès notre réveil le matin et de vérifier nos courriels. Ainsi, avant même de pointer, nous pensons déjà au travail. Une autre instance est celle où les gens utilisent leur ordinateur portable de travail au lit et travaillent. Bien que cela puisse sembler confortable, ce qui se passe, c’est que nous permettons à un espace qui est censé être pour le repos physique de devenir aussi un espace de travail. Par conséquent, à un moment donné, nous associons subconsciemment le travail et lelit. Nous pouvons regarder notre lit et ressentir tout le stress associé au travail. De plus, ce n’est également pas bon pour nous, physiquement», explique-t-elle.

En donnant aux employés à distance les ressources dont ils ont besoin pour réussir, elle poursuit que les employeurs cultivent une culture de confiance, de flexibilité et d’adaptabilité qui positionne leur organisation pour un succès durable. Par contre, le manque d’un espace de travail désigné à domicile affecte divers aspects du bienêtre mental et de la performance au travail. Il y a une augmentation du stress et de l’anxiété, car il n’y a pas de frontières physiques entre le travail et la vie personnelle.

La présence constante de tâches liées au travail dans le même espace où l’on se détend ou passe du temps libre peut créer un sentiment persistant de pression et de malaise. Il y a aussi le défi de maintenir la concentration au milieu des distractions et interruptions domestiques. Le passage constant entre les tâches professionnelles et les responsabilités domestiques peut fragmenter l’attention et entraver les performances cognitives, ce qui entraîne une diminution de l’efficacité et de l’efficience dans l’accomplissement des tâches professionnelles.

«Sans espace de travail désigné, les employés peuvent avoir du mal à se détacher des pensées et activités liées au travail, ce qui entraîne un déséquilibre dans la dynamique entre vie professionnelle et vie personnelle. L’incapacité à laisser le travail au bureau peut également entraîner un burn out, de l’épuisement et de la dissatisfaction à la fois dans le travail et dans les domaines de la vie personnelle. Ainsi, investir dans une table de travail à domicile peut permettre d’établir des limites saines entre la vie professionnelle et la vie personnelle», conclut-elle.