Réunion – Groupe Intégral : confier la dématérialisation des données aux travailleurs intérimaires
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Le groupe Intégral encourage les entreprises réunionnaises à dématérialiser leurs données et, ce faisant, leur permet de réaliser des économies d’échelle. Une mission qui est en grande partie confiée à des travailleurs intérimaires.
L’insertion professionnelle par l’activité économique constitue un enjeu majeur pour La Réunion. Une valeur qui est chère au groupe Intégral. Avec ses deux enseignes, Service Intérim et Adéquat Solutions Ressources Humaines, c’est le premier groupe à La Réunion à proposer tant à ses intérimaires qu’à ses entreprises et institutions clientes, la dématérialisation de tous les documents administratifs. Un véritable coffre-fort numérique.
Aujourd’hui, le groupe Intégral est solidement implanté dans le paysage économique réunionnais avec un chiffre d’affaires de 13 millions d’euros.
C’est en 1999 que Service Intérim s’implante dans le secteur du travail temporaire d’insertion. Une volonté : conjuguer performance économique et responsabilité sociale. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 7 300 collaborateurs intérimaires accompagnés, 900 entreprises et groupes réunionnais leur ont fait confiance, plus de 70 % de sorties dynamiques par an, plus de 850 candidats accueillis et recrutés par an, quelque 5 800 contrats de travail temporaires signés par an, soit au-delà de 185 000 heures de travail effectuées en 2015.
Cette dynamique s’est, de fait, accompagnée d’une réflexion approfondie sur la gestion des ressources humaines. Car il ne s’agit pas seulement de proposer un service intérimaire sans rechercher la meilleure adéquation profil-poste.
En 2007, Adéquat Solutions Ressources Humaines vient compléter l’offre de Service Intérim. Elle possède à la fois une connaissance parfaite de l’ensemble des secteurs d’activité des bassins d’emplois des quatre micro-régions de La Réunion et une véritable expertise dans la gestion des ressources humaines.
Supprimer 60 000 documents papier par an
Depuis sa création, Adéquat Solutions Ressources Humaines a délégué près de 8 000 intérimaires auprès de 1 000 entreprises et institutions ou collectivités, compte plus de 300 clients facturés par an, plus de 1 000 heures travaillées chaque jour, a distribué environ 5 600 bulletins de paie par an et a signé 13 800 contrats de travail.
Cet essor s’est accompagné d’un processus incontournable de légalisation et de sécurisation des échanges. L’objectif est de supprimer 60 000 documents papier par an.
Fruit d’un travail mené depuis six mois par les deux directeurs associés, Eric Matz et François Proust, la dématérialisation représente pour cette entreprise comme pour ses clients un important gain de temps et des économies notables. En effet, chaque année, les équipes de Service Intérim et d’Adéquat Solutions Ressources Humaines impriment, signent et mettent sous pli plusieurs milliers de documents. La dématérialisation va ainsi non seulement représenter, à terme, un gain économique, mais aussi une véritable avancée dans une démarche de développement durable et une amélioration de la qualité de service.
Comme le souligne François Proust, «la dématérialisation est une solution intéressante. Elle permet de faciliter et de fluidifier nos relations, de renforcer notre proximité, notre disponibilité. Ordinateur, tablette ou smartphone suffisent pour accomplir toutes les démarches. Cela nous permet aussi d’être encore plus disponible pour l’écoute, les rencontres, les conseils.»
Et Eric Matz d’ajouter : «Ce projet nous tenait à cœur depuis longtemps, mais il n’a vraiment été rendu possible qu’il y a quelques mois grâce au développement de la technologie. Aujourd’hui, les interfaces entre nos outils administratifs et nos entreprises clientes ou nos collaborateurs intérimaires sont totalement efficaces et sécurisées. La législation a également évolué et permet dorénavant la signature électronique de différents documents comme les contrats.»
Pour mener à bien cet ambitieux projet, Eric Matz et François Proust ont fait appel à la société LegalySpace, spécialiste de la dématérialisation, la gestion électronique de documents, et de la légalisation des échanges, et ont également procédé à la refonte de leurs sites Internet avec l’entreprise réunionnaise Médialight.
Dès lors, contrats de mise à disposition, factures, contrats de mission, bulletins de salaire, certificats de travail peuvent être signés et archivés en un clic avec toutes les garanties légales dans le coffre-fort numérique offert à vie à chaque collaborateur ou client.
Ce service est proposé depuis fin 2015 à l’ensemble des clients et intérimaires des deux enseignes réunionnaises Adéquat et Service intérim. Supprimer l’impression et la manipulation de la plupart des documents administratifs représente un extraordinaire gain de temps, d’efficacité, de réactivité et de simplicité des procédures.
Du point de vue des intérimaires, le traitement des documents administratifs à distance constitue un confort indéniable. Une collaboration facilitée tant pour les intérimaires que pour les entreprises utilisatrices.
La dématérialisation facilite et fluidifie immédiatement les relations entre Service Intérim et Adéquat, et leurs clients qui ne sont plus tributaires de la poste. Le contrat est reçu instantanément ; ils peuvent le signer tout de suite avant le début de mission et tout cela sans aucun surcoût. En outre, leurs collaborateurs intérimaires reçoivent à présent leurs fiches de paye dématérialisées et peuvent les envoyer, si nécessaire, directement sur le site du Pôle emploi qui traite leurs dossiers beaucoup plus vite.
Les irréductibles amoureux du papier pourront continuer à imprimer et classer leurs documents, comme d’habitude. Au risque d’augmenter leurs espaces de travail, de perdre du temps pour retrouver des contrats ou demander des duplicatas.
La dématérialisation, ce n’est pas la déshumanisation. Le temps gagné sur l’administratif permet véritablement de recentrer les relations sur l’évolution professionnelle des agents intérimaires.
