eBoard Solution : vers une démocratisation du «paperless board meeting»

L’interface versatile élaborée par DCDM Consulting et CiSOLVE International offre un ensemble de facilités lors de la tenue de réunions de conseil d’administration, tout en s’inscrivant dans une perspective écologique.

Lundi 27 avril, DCDM Consulting et CiSOLVE International ont procédé au lancement d’eBoard Solution. Dans une ère où la technologie s’associe au développement durable, cette interface versatile permet l’organisation de réunions de conseil d’administration sans support papier ainsi qu’une centralisation de la machine administrative pour une approche plus efficace du secrétariat et du management.

Lors de l’élaboration d’eBoard Solution, CiSOLVE International s’est concentrée sur l’aspect administration des sociétés (Entity Management) alors que DCDM Consulting s’est attelée à la création d’une application versatile, adaptable aux plateformes iOS, Android et Windows.

L’une des caractéristiques de l’interface est qu’à travers elle, l’on peut intégrer les informations relatives à une ou plusieurs compagnies dans une architecture basée sur un progiciel Microsoft CRM (Customer Relation Management). Cela permet par la suite la création et l’auto-complétion de formulaires, par exemple. Les autres usages d’eBoard Solution varient de l’organisation d’une réunion de conseil d’administration au changement de nom d’une compagnie, notamment. Selon les besoins de l’utilisateur, un ensemble de procédures est alors appliqué à l’aide de formulaires pré-complétés, de messages-types envoyés à des destinataires pertinents, entre autres. Il est à noter que les formulaires sont validés par les autorités externes compétentes telles que la Financial Services Commission (FSC) et que la liste des destinataires est personnalisable.

Sur tous types de plateformes

Le logiciel effectue, par ailleurs, un large éventail de tâches, selon les informations disponibles. De cette façon, organigrammes, graphiques et autres documents multimédia peuvent être partagés instantanément à toutes les parties concernées lors d’un board meeting. L’interface permet aussi aux utilisateurs d’avoir accès à toutes les informations afférentes à une réunion de conseil d’administration après la tenue de celle-ci au moyen d’une capacité d’archivage de données.

De plus, en amont, s’il s’avère nécessaire de notifier les utilisateurs du logiciel d’un événement particulier, eBoard Solution génère des fichiers *.ics qui se synchronisent automatiquement aux agendas les plus répandus dont ceux de Microsoft, Google et iPad.

À savoir qu’eBoard Solution se déploie sur tous types de plateformes modernes et intègre l’ensemble des applications nécessaires à la transmission, à l’édition et à la consultation d’informations. Quand un fichier est consulté à travers l’interface, il n’est pas téléchargé sur le disque dur, garantissant une sécurité accrue. À travers eBoard Solution, il est aussi possible d’accéder aux logiciels comme Viber ou Skype, ce qui facilite la communication entre les participants à un même événement indépendamment du lieu où ils se trouvent. Un directeur ayant plusieurs compagnies peut même créer différents profils en se servant d’eBoard Solution et passer de l’un à l’autre, au besoin, tout en mobilisant des bases de données distinctes.

S’agissant de la sécurité des informations, les utilisateurs de l’interface ont le choix entre l’héberger sur leur propre serveur ou utiliser le Cloud. S’ils optent pour la deuxième solution, une sélection de certificats SSL leur sera proposée pour crypter les données à chaque mouvement d’informations.  De plus, chaque événement peut amener l’organisateur à définir les droits d’accès et autres restrictions ciblées. La sécurité du logiciel dépend aussi de la sécurité intégrée au support employé – d’où l’intérêt d’ouvrir et d’utiliser les fichiers à l’intérieur de l’application, qui possède sa propre clé de cryptage.

Ceux intéressés par eBoard Solution peuvent s’adresser à DCDM Consulting ou CiSOLVE International. Les forfaits sont bâtis selon les besoins de la clientèle qui devra s’acquitter de frais d’abonnement mensuels variables selon le nombre d’utilisateurs et de compagnies, entre autres, avec un engagement d’un an minimum. L’offre comprend aussi la formation au front-end et au back-end de logiciel ainsi qu’un service d’assistance technique.

Nouvelle façon de penser la gestion, eBoard Solution propose une vision plus globale et synthétique aux directeurs de compagnies et permet un gain de temps appréciable – de 15 à 30 minutes – à chaque réunion, selon les estimations de
DCDM Consulting.