Bureautique: l’Internet tisse sa toile dans le monde « corporate »

Au placard l’imprimante pour chaque ordinateur, les ordinateurs avec une multitude de gros câbles, les mastodontes de photocopieuses et les machines à fax bruyantes. La rapide évolution de la bureautique ces cinq dernières années a poussé ce secteur à se dynamiser, voire se réinventer, à Maurice comme ailleurs.

C’est le boom de l’Internet qui a changé le paysage jusqu’alors « ronronnant » de la bureautique. Tel est l’avis de Hassenjee Ruhomally, professionnel de l’informatique et Beta Tester de Google, et qui résume le changement de cap dans les fonctions des matériels de bureautique ces dernières années.

 Dans les années ‘90 et même au début des années 2000, la bureautique se limitait à une imprimante laser ou à jet d’encre, une photocopieuse, une machine à fax et un gros ordinateur avec un écran bombé de type CRT. Puis est arrivé Internet. De l’avis de Hassenjee Ruhomally, la vulgarisation de l’Internet a amené une centralisation des services et des produits. Sans oublier une rapidité d’exécution des différentes tâches administratives et une économie de temps, comme nous le précise notre interlocuteur : « Je vais prendre exemple sur mon cas. Je travaille pour Google, de Maurice. En cas d’envoi vers l’étranger de documents dûment signés, il me fallait auparavant rédiger les documents sur fichier Word, les imprimer et les envoyer par voie express. Aujourd’hui, le système d’imprimante en réseau me permet d’imprimer ce fichier sur lequel je travaille sur l’imprimante en Angleterre même. C’est non seulement plus rapide, mais cela permet aussi de travailler avec moins d’appareils autour de soi. »

Les débuts : télex & co.

On a quand même fait du chemin depuis les débuts de la bureautique à Maurice. Bien avant l’Internet, les smartphones et ses nombreuses applications, bien avant le fax régnait le sacro-saint télex ! Contraction de deux mots anglais (‘telegraph exchange’), le telex avait l’avantage de constituer une preuve juridique irréfutable devant le tribunal. Pour Paul Olsen, à l’époque spécialiste en automation grâce à sa formation en électronique, la réelle évolution de la bureautique à Maurice est venue avec le boom du commerce dans les années ‘84/85. L’actuel directeur d’Ice Ltd revient sur les débuts du télex : « Auparavant, seule une poignée de grandes entreprises disposait de quelques ordinateurs de grandes marques (ICL, IBM…) La mise en réseau n’existait pas encore. Il n’y avait qu’un seul ordinateur central intelligent, relié à des écrans qui ne faisaient qu’office… d’écran. Au fait, le personnel administratif se contentait de partager un seul et même ordinateur central. »

Au fil des années, le paysage bureautique change et évolue. L’arrivée de l’ordinateur personnel, soit le PC, permet d’abord de décentraliser l’information. Les ordinateurs deviennent individuels, autonomes et personnels. Une fois mise en réseau, l’information se regroupe. Pour Paul Olsen, on ne peut parler de l’évolution de la bureautique sans parler de la fameuse boule IBM : « Avant 1961, les machines à écrire étaient mécaniques. IBM a révolutionné ce marché en venant avec la machine électrique. La boule fait que la lettre choisie est positionnée devant le ruban. La machine électrique diminue l’effort de pression sur les touches et sur les déplacements de chariot. »

La convergence est désormais complète. Aujourd’hui, sur une seule et même plate-forme, il est possible de gérer textes, données informatiques, images, vidéos, SMS et impressions sur papier. Et c’est précisément cette convergence qui a permis à la bureautique d’évoluer de façon spectaculaire, comme le souligne Paul Olsen : « L’info, bien qu’étant diffuse, est aujourd’hui centralisée. Les données sont regroupées et forcément mieux canalisées. »

Dany Blackburn, chef de département de Harel Mallac Bureautique, reste, quant à lui, admiratif devant le niveau des produits bureautiques actuels : « On ne s’en rend pas compte car ils font aujourd’hui partie de notre quotidien, mais les dernières technologies comme les équipements LED, les équipements ‘Green’ dotés du ‘solid ink’, ont montré de quoi la nouvelle bureautique est capable. La fonctionnalité du matériel change forcément également, comme pour les imprimantes. Aujourd’hui, des logiciels comme les Managed Print Services permettent une optimisation du parc informatique dans les entreprises. »

Optimisation des équipements existants

Optimisation : le mot est lancé. Car c’est avant tout de cela qu’il s’agit : optimiser au maximum les équipements existants. Pour Hassenjee Ruhomally, certaines entreprises gagneraient à emboîter le pas aux compagnies bien équipées afin de rester dans la course : « J’ai encore du mal à comprendre comment, dans certaines entreprises, il y a un ordinateur pour une imprimante ! Le mot d’ordre demeure la centralisation des services et des produits. Voilà l’avenir de la bureautique. »

Une centralisation qui ne signifie pas pour autant la mort lente de la bureautique ; c’est du moins ce que pense Dany Blackburn : « Depuis l’avènement du courrier électronique, par exemple, nous avons remarqué une forte baisse dans les demandes d’équipements de fax. Mais la vente d’imprimantes multifonctionnelles (all-in-one) est toujours au beau fixe car les entreprises ont encore besoin d’imprimer. » Un avis que partage Suneeta Ramma de Rolem Bureautique Ltd : « Les imprimantes MP201SPF ont la cote chez nos clients de par leur multifonctionnalité. Il faut dire que nous proposons de l’excellent matériel, de la célèbre marque Gestetner. Je peux vous affirmer que c’est un marché qui, non content d’avoir évolué, est également promis à un bel avenir ! »

L’avenir, c’est le cloud !

Que ceux qui pensent que la bureautique connaît une mort lente avec l’avènement des tablettes et autres smartphones revoient leur copie. Pour Paul Olsen, nul doute que le cloud est maintenant un aspect incontournable sur lequel il faudra compter au bureau : « Le cloud a permis une belle avancée dans la gestion même des dossiers, des rendez-vous, etc. Avec la mise en réseau des données et les réseaux sociaux, la bureautique au sein des entreprises s’est trouvée bouleversée. Il est non seulement important de s’adapter, mais essentiel surtout de se protéger et de sauvegarder correctement ses données. »

C’est ce que pense aussi Hassenjee Ruhomally : « Il existe désormais de nombreux outils pratiques pour protéger ses données et ne pas tomber dans les filets des pirates. Aux entreprises de faire le bon choix en les mettant adéquatement en pratique. » Dans d’autres habits, certes, la bureautique a plus que jamais de beaux jours devant elle.

Le smartphone, une bureautique à lui seul

Inimaginable il y a quelques années. Inimaginable qu’un seul et unique téléphone portable puisse remplacer à lui tout seul une bonne partie de la traditionnelle bureautique (téléphone, fax, scanner…) Et pourtant ! Le smartphone, objet révolutionnaire par excellence, ayant changé le paysage même de la téléphonie, peut aussi se targuer d’être l’outil tout-en-un de la bureautique. Comme nous l’explique Hassenjee Ruhomally, dans certains pays comme aux Etats-Unis, le travail à la maison est une pratique de plus en plus répandue. Et une pratique rendue possible surtout par l’utilisation du smartphone et de ses nombreuses applications : « Travailler chez soi permet une grande flexibilité dans les horaires. Et là, on est loin du traditionnel bureau avec le téléphone, le fax et l’imprimante. À travers l’application ‘Air Print’, le smartphone permet aisément d’imprimer des documents, que nous soyons en voiture ou à la maison. »

Il faut dire que de grandes entreprises comme Microsoft prônent de plus en plus le travail à la maison, comme nous le précise Hassenjee Ruhomally : « L’important n’est plus de travailler entre 9 heures et 18 heures, mais à l’heure qui vous convient. Ce qui compte avant tout, c’est de faire du chiffre, que vous commenciez à une heure du matin ou à midi ! Et surtout de travailler avec le moins d’équipements aussi ! » La révolution du travail chez soi est certainement en marche.